Horizon Jeugdzorg

Horizon Jeugdzorg behandelt, begeleidt en geeft onderwijs
aan jeugdigen van 0 tot 18 jaar met ernstige problemen op
meerdere terreinen. Om budgetoverschrijdingen te elimineren
en de tevredenheid van medewerkers over de planning te
vergroten wenste Horizon met een breed verbeterprogramma
haar manier van personeelsplanning grondig te verbeteren.

Uiteindelijk zou dit moeten leiden tot een betere jeugdzorg voor de cliënten.
Om deze nieuwe manier van werken te ondersteunen wenste Horizon haar oude excelsheets voor de personeelsplanning te vervangen door een uniform plansysteem wat naadloos aansluit op de bestaande HR-software Beaufort.

Succesvolle APS implementatie, Horizon Jeugdzorg Rotterdam

Oplossing

Déhora heeft de Icron Advanced Planning Software zodanig voor Horizon geïmplementeerd dat het maximale ondersteuning biedt voor de programmadoelstellingen. Voor Horizon zijn onder andere capaciteitsmanagement en managementinformatie modules ontwikkeld om de personele budgetten goed te beheersen. Ook zijn er mogelijkheden geconfigureerd om de roosterwensen van medewerkers te verwerken. Bovendien is het plansysteem gekoppeld met Beaufort, zodat planners altijd over actuele medewerker informatie als urensaldo’s beschikken en de salarisverwerking sneller en foutloos verloopt.

Resultaat

Horizon heeft nu een plansysteem waarmee ze haar personeelskosten kan beheersen. Binnen een jaar na de uitrol heeft Horizon haar budgetoverschrijdingen teruggedrongen. Bovendien is de tevredenheid van de medewerkers over de roosters en manier van plannen aanzienlijk toegenomen en is het ziekteverzuim teruggedrongen. Deze verbeteringen leiden er toe dat de cliënten nu een betere jeugdzorg ervaren.

Horizon Jeugdzorg heeft grip op planning

Horizon Jeugdzorg heeft haar arbeidstijdmanagement opnieuw gestalte gegeven. Sinds dit jaar werkt de jeugdzorgorganisatie uit Zuid-Holland met een nieuwe planorganisatie, efficiëntere roosters en op maat gesneden planningssoftware. Hiermee heeft Horizon een flinke stap voorwaarts gezet om zowel resultaatgericht als kwalitatief goede residentiële jeugdzorg te kunnen verlenen.

In het najaar van 2006 constateerde de directie van Horizon dat het aantal inval- en plusuren van het pedagogisch personeel voor de 26 residentiële leefgroepen onevenredig hoog lag. Deze uren drukten aanzienlijk op de financiële resultaten van de organisatie. Het was echter onduidelijk hoe deze uren in het roosterproces tot stand kwamen.

De PlanScan

Om beter zicht op de personele inzet te verkrijgen, besloot de directie een vooronderzoek uit te laten voeren door Déhora Consultancy Group. De zogenaamde PlanScan richtte zich op de organisatie van de planning, de kwaliteit van de gelopen roosters en de effectiviteit van de aanwezige hulpmiddelen die bij het roosteren werden gehanteerd.

Uit de planscan kwamen verschillende aanknopingspunten naar voren. Zo bleek dat de fusieorganisatie Horizon weinig uniformiteit had in het planbeleid. Planbeslissingen werden in twee van de drie locaties laag in de organisatie genomen. Daardoor bleven kostenbesparende mogelijkheden voor een flexibelere personele inzet onbenut. Verder toonde de planscan aan dat bezettingsvoorschriften die waren begroot onvoldoende werden nageleefd. Ook bleek dat medewerkers vaak andere diensttijden draaiden omdat zij vanwege de hectiek van het werk langer op de leefgroep bleven. Tenslotte bleek de aanwezige systeemondersteuning niet de gewenste managementinformatie op te leveren om tijdig bij te kunnen sturen.

Grip op de planning

Op grond van de bevindingen uit de planscan is in maart 2007 het veranderproject Grip op de planning gestart. Dit bestond uit twee belangrijke pijlers: enerzijds het opzetten van professionele planorganisatie met een uniform werktijdenbeleid en anderzijds de invoering van op maat gemaakte planningssoftware. Bij de uitvoering van het project heeft Horizon ondersteuning gekregen van Déhora. Bewust is hierbij voor een aanpak gekozen waarbij het personeel van Horizon actief in het project werd betrokken en daarmee aan de basis van de organisatieontwikkeling zou staan.

Gedurende de ontwerpfase zijn binnen Horizon vijf werkgroepen ingesteld. De werkgroepen ontwikkelden ieder een deel van het planbeleid en de planorganisatie. De resultaten uit de werkgroepen werden steeds voorgelegd aan een breed samengestelde klankbordgroep, die vervolgens beleidskeuzes maakte. Om draagvlak voor de organisatieverandering te krijgen, is er veel aandacht besteed aan interne communicatie. Zo waren er meerdere informatiebijeenkomsten waarin beleidskeuzes werden toegelicht en vragen van het personeel beantwoord.

Nieuw planbeleid

De planproducten van de verschillende werkgroepen zijn vervat in een roosterhandboek. Voor het nieuwe roosterbeleid is vastgelegd dat per medewerker een individueel rooster wordt gemaakt, dat zich vervolgens periodiek in dezelfde vorm herhaalt. Binnen de locaties wordt de planning centraal uitgevoerd en door één planningsfunctionaris bewaakt. Om hier invulling aan te geven, heeft Horizon voor twee locaties een nieuwe planner moeten aantrekken. Voor een betere planefficiency zijn verschillende leefgroepen, die qua werkprocessen en cliënttype elkaar redelijk kunnen ondersteunen, aan elkaar gekoppeld. Hierdoor kan eventueel benodigde opvang vanuit de groepen zelf kan worden geregeld.

Planningssoftware op maat

Parallel aan de ontwikkeling van het planbeleid heeft een andere werkgroep bepaald aan welke eisen de planningssoftware moest voldoen. Uiteindelijk heeft Horizon gekozen voor Icron, een advanced planning & scheduling (APS) oplossing. Het op maat gesneden Horizon Planning Systeem ondersteunt de planners automatisch bij het nemen van kostenefficiënte planbeslissingen. Ook helpt het de planner door roosters automatisch te controleren op de belangrijkste normen van de Arbeidstijdenwet. Bij de technische realisatie is een automatische koppeling met het financiële personeelsadministratiesysteem gemaakt, wat de financiële administratie in de toekomst veel werk bespaart.

Richten op goede zorg

Voor de implementatiefase zijn opnieuw werkgroepen samengesteld. Zij hadden als opdracht om binnen de eigen locatie alles te organiseren om tot basisroosters te komen die met de nieuwe planningssoftware werden ontwikkeld. Dat is gelukt. Sinds dit jaar werkt de jeugdzorgorganisatie uit Zuid-Holland met een nieuwe planorganisatie, efficiëntere roosters en planningssoftware op maat. Horizon heeft met dit project goed ingespeeld op de toenemende vraag naar een bedrijfsmatige aansturing en verantwoording bij het voldoen aan de zorgvraag. Het optimaal plannen van personeel wordt steeds essentiëler voor zorgaanbieders. Niet alleen omdat het kosten bestaart, maar ook omdat een goede planning ervoor zorgt dat de organisatie zich kan richten op de kern van de bedrijfsvoering: het verlenen van goede zorg.

Over Horizon Jeugdzorg

Horizon Jeugdzorg is een residentiële jeugdzorgorganisatie in Zuid-Holland met vestigingen in Rotterdam, Alphen aan den Rijn en Oostvoorne. De organisatie behandelt, begeleidt en geeft onderwijs aan jeugdigen van nul tot 18 jaar met ernstige problemen op diverse terreinen. Dit kunnen problemen zijn ten gevolge van een complexe opvoeding- en leefsituatie of ontwikkelingsproblemen van de jeugdige zelf. Horizon biedt onder andere 24-uurs behandeling, pleegzorg, dagbehandeling en begeleiding voor leerlingen met gedragsproblemen.

Full service personeelsplanning

Déhora Consultancy Group houdt zich al ruim twintig jaar bezig met personeelsplanning. We werken met een multidisciplinair team aan projecten in vele verschillende branches. We geven niet aleen consultancy en doen onderzoek rond personeelsplanning, maar ondersteunen onze klanten ook met detachering, training, recruitment, (ook wel bekend als werving en selectie), outsourcing en software. Onze aanpak kan dus met recht ‘full service’ worden genoemd.

Graag gaan we vrijblijvend het gesprek met u aan om te bekijken of en op welke manier planning kan worden ingezet om uw bedrijfsresultaten te helpen optimaliseren. Als onafhankelijk expert met 25 jaar ervaring zijn wij bovendien als geen ander in staat om de belangen van werkgevers en werknemers met elkaar in balans te brengen. Onze deskundige adviseurs maken graag tijd voor u!
Neem vrijblijvend contact met ons op als u meer wilt weten.